Política de privacidad y tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

Responsable: Servisoft Latam.

Canal de contacto: info@servisoftlatam.com.

Teléfono: +57 317 729 5616.

Cuando el titular suministra sus datos a través del sitio web, formularios, correo electrónico, WhatsApp, reservas de cita o canales comerciales, autoriza el tratamiento conforme a esta política y a la normativa colombiana aplicable.

2. Marco legal aplicable

Esta política se orienta por la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que regulen la protección de datos personales, habeas data y tratamiento de información en Colombia.

La Ley 1581 de 2012 reconoce a los titulares el derecho a conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales, así como a revocar la autorización cuando sea procedente.

3. Datos personales que podemos recolectar

• Datos de identificación: nombre, empresa, cargo, tipo de documento cuando sea necesario y datos de contacto.
• Datos de contacto: correo electrónico, teléfono, ciudad, país y canales de comunicación.
• Información comercial: necesidades del proyecto, servicios solicitados, módulos Odoo de interés, alcance, presupuesto, fechas y prioridades.
• Información técnica: versión de Odoo, tipo de hosting, dominios, integraciones, incidencias, logs o información operativa suministrada para diagnóstico o soporte.
• Datos de navegación: dirección IP, cookies, páginas visitadas, navegador, dispositivo, fuente de tráfico y comportamiento básico en el sitio.
• Información contractual o administrativa necesaria para cotizaciones, propuestas, prestación de servicios, facturación, soporte y seguimiento comercial.

4. Finalidades del tratamiento de datos

• Atender solicitudes enviadas por formularios, correo, teléfono, WhatsApp o reservas de cita.
• Contactar a clientes, prospectos, aliados o usuarios interesados en servicios Odoo.
• Elaborar diagnósticos, cotizaciones, propuestas comerciales, planes de implementación, soporte o migración.
• Prestar servicios de implementación, consultoría, soporte, capacitación, desarrollo, integraciones, localización Colombia y Odoo Cloud SH.
• Gestionar actividades administrativas, contables, contractuales, facturación y cartera cuando aplique.
• Enviar comunicaciones sobre servicios, novedades, actualizaciones, eventos, contenido técnico o información comercial relacionada con Odoo.
• Realizar seguimiento de calidad, satisfacción, mejora de procesos, trazabilidad de casos y soporte posterior.
• Cumplir obligaciones legales, regulatorias, tributarias, contractuales o requerimientos de autoridades competentes.
• Proteger la seguridad del sitio web, prevenir fraude, gestionar incidentes y mantener registros técnicos de operación.

5. Tratamiento de datos en servicios Odoo

En proyectos de implementación, soporte, migración, hosting o desarrollo, Servisoft Latam puede acceder a información operativa del cliente únicamente para cumplir el alcance autorizado. Esta información puede incluir datos de configuración, usuarios, documentos, registros empresariales, adjuntos, bases de datos, integraciones o evidencias técnicas.

Cuando Servisoft Latam actúe como encargado del tratamiento por cuenta de un cliente, tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable, acuerdos contractuales, obligaciones de confidencialidad y medidas de seguridad razonables según la naturaleza del servicio.

6. Derechos de los titulares

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando aplique.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales.
• Presentar consultas o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.
• Solicitar la supresión de datos cuando no exista deber legal, contractual o legítimo para conservarlos.
• Revocar la autorización del tratamiento cuando sea procedente.
• Acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere vulnerados sus derechos, conforme al procedimiento aplicable.

7. Procedimiento para consultas y reclamos

El titular puede ejercer sus derechos escribiendo a info@servisoftlatam.com. La solicitud debe incluir nombre, identificación si aplica, descripción clara de la petición, datos de contacto y documentos de soporte cuando sean necesarios.

Las consultas y reclamos serán atendidos conforme a los términos establecidos por la normativa colombiana aplicable. Si la solicitud está incompleta, podremos pedir información adicional para tramitarla correctamente.

8. Autorización del tratamiento

La autorización puede obtenerse por medios físicos, electrónicos, digitales, telefónicos, formularios web, correo electrónico, aceptación de términos, relación contractual o cualquier conducta inequívoca que permita concluir que el titular autorizó el tratamiento.

El titular puede revocar la autorización cuando no exista una obligación legal o contractual que exija conservar la información.

9. Transferencia y transmisión de datos

Servisoft Latam podrá compartir datos personales con proveedores tecnológicos, herramientas de correo, CRM, hosting, analítica, soporte, automatización, facturación, pasarelas de pago, asesores o aliados necesarios para prestar los servicios solicitados.

Cuando exista transmisión o transferencia internacional de datos, se procurará usar proveedores con medidas de seguridad razonables y finalidades compatibles con esta política.

10. Seguridad de la información

Aplicamos medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables para proteger la información contra acceso no autorizado, pérdida, uso indebido, alteración o divulgación no autorizada. Ningún sistema es absolutamente infalible, pero trabajamos para reducir riesgos y limitar el acceso a quienes lo requieran por razón de su función.

11. Conservación de la información

Los datos serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, atender obligaciones legales o contractuales, resolver reclamaciones, mantener trazabilidad comercial o soportar servicios prestados. Cuando la información deje de ser necesaria, podrá ser eliminada, anonimizada o archivada conforme a políticas internas y obligaciones aplicables.

12. Cookies y tecnologías similares

El sitio web puede utilizar cookies o tecnologías similares para funcionamiento técnico, seguridad, análisis de tráfico, preferencias de usuario, medición de campañas y mejora de la experiencia. El usuario puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies, aunque algunas funciones del sitio podrían verse afectadas.

13. Datos de menores de edad

Servisoft Latam no dirige sus servicios comerciales a niños, niñas o adolescentes. En caso de llegar a tratar datos de menores por una situación excepcional, se observará el interés superior del menor y las reglas especiales de protección aplicables.

14. Comunicaciones comerciales

Podemos enviar comunicaciones relacionadas con servicios Odoo, contenido técnico, novedades, eventos o información comercial. El titular podrá solicitar dejar de recibir este tipo de comunicaciones escribiendo a info@servisoftlatam.com.

15. Cambios en esta política

Servisoft Latam podrá actualizar esta política para reflejar cambios normativos, operativos, tecnológicos o comerciales. La versión vigente estará disponible en esta página.